Ken je het gevoel dat je super druk bent, maar helemaal nooit gedaan krijgt wat je wil (of moet)? Je bent totaal het overzicht kwijt, mist deadlines en het lijstje in je hoofd met alles wat je nog moet doen wordt bijna exponentieel groter. Argh!
Stop dan nu één seconde met stressen: I got you! Neem vijf minuutjes de tijd om onderstaande tips voor time management te lezen en deel de rest van jouw drukke dag in als een baas 💪
Time management: zó doe je het
Time management is een soort systeem om jouw kostbare tijd zo efficiënt mogelijk in te delen. Er zijn onwijs veel manieren om dit te doen.
Veel voorbeelden van time management gaan over de dagindeling van megadrukke CEO’s, zoals Elon Musk (zie bijvoorbeeld: https://www.youtube.com/watch?v=fbAYK4KQrso). Hoewel je hier zeker inspiratie uit kunt halen, kunnen al deze verschillende methoden ook verwarrend zijn: wat moet je nu doen?
Daarom beschrijf ik hieronder drie effectieve en simpele stappen om mee te beginnen.
Stap 1: Bepaal wat prioriteit heeft
De eerste en belangrijkste stap is om bij iedere taak deze twee vragen te beantwoorden:
a) wanneer moet dit echt gedaan zijn?
b) hoe belangrijk is deze taak?
Met de antwoorden op deze vragen kun je iedere taak in een time management matrix zetten, zoals je hieronder ziet. Bijvoorbeeld de taken die links bovenin de matrix komen hoeven niet vandaag af, maar zijn wel belangrijk.
Het vakje rechtsboven is eigenlijk waar de allerbelangrijkste en meest urgente taken staan: deze moet je echt doen én moeten vandaag af. Dit zijn dan ook de taken waar jij je op moet focussen; ze hebben meer prioriteit dan de rest.
Het vakje linksonder omvat de taken die je niet belangrijk vindt en die voorlopig ook niet af moeten. Hierbij kun je jezelf afvragen: moet ik dit wel écht doen? En moet jij dit doen of kun je deze taak misschien uitbesteden? Het klinkt namelijk niet alsof het jouw kostbare tijd waard is..
Stap 2: Bepaal hoeveel tijd je nodig hebt
Bij stap 1 heb je geselecteerd welke taken je vandaag gaat doen. Daarmee kun je nu het inplannen van de taken voorbereiden. Probeer per taak in te schatten hoeveel tijd jij ervoor nodig hebt om het af te maken. Dit is best lastig, maar hoe vaker je het doet, hoe beter je dit van jezelf weet.
Tip: Moet je veel (ingewikkelde) teksten lezen? Universiteiten en hogescholen gaan vaak uit van een gemiddelde leessnelheid van 8 pagina’s per uur. Als je van jezelf al weet dat jij een snelle of langzame lezer bent, kun je dit zelf iets aanpassen.
Extra tip: Houd bij hoeveel tijd iedere taak daadwerkelijk gekost heeft en leg dit naast jouw inschatting. Zijn er taken die meer of minder tijd kostten dan je dacht? En hoe kwam dit? Zie dit als een leermoment en gebruik deze inzichten de volgende keer. Zo maak je steeds een betere planning!
Stap 3: Bepaal jouw planning
Nu kun je jouw taken – als het ware de ‘puzzelstukjes’ – in jouw dag passen. Probeer hierbij realistisch te blijven. Het is namelijk ook heel belangrijk om op tijd pauzes te nemen – zo zorg je goed voor jouw (mentale) gezondheid én blijf je beter geconcentreerd.
Tip: Tijdens het werken of studeren kun je bijvoorbeeld de pomodoro techniek gebruiken. Hierbij wissel je steeds 25 minuten werken / studeren en 5 minuten pauze met elkaar af, zodat je fris aan de slag blijft (lees meer hierover op: https://www.werknatuurlijk.nl/pomodoro-techniek-productiever/).
Alleen… wat als blijkt dat niet alles wat je wil doen in jouw dag past? Dat is echt heel vervelend en helaas kan dat gebeuren. Onthoud dat je op één dag maar zo veel kunt doen als menselijk mogelijk is (en op een gezonde manier!). Het belangrijkste wat je dan moet doen is (weer) prioriteiten stellen: welke taak heeft de allerhoogste prioriteit? Probeer dan in ieder geval die af te krijgen. Na afloop is het misschien goed om te bekijken hoe het eigenlijk kwam dat je zo veel op één dag moest doen.